Le courrier papier reste un élément essentiel de la vie des entreprises, même à l’heure du numérique. La plupart des factures, devis, contrats et documents légaux transitent encore par les services postaux.
Il faut donc organiser le service courrier de votre entreprise pour qu’il soit le plus performant possible en réception et en expédition. Voici quelques éléments clés pour un service de courrier efficace.
Bien choisir les équipes en charge du courrier
Tout d’abord, notez que les plis qui transitent par le service courrier peuvent contenir des informations sensibles sur les plans juridique ou financier.
Il faut s’assurer de la discrétion et de la fiabilité des équipes en charge de la réception.
L’attention doit ensuite être portée sur la rapidité à trier puis à distribuer les plis et colis reçus car l’activité de certains services dépend directement de l’arrivée du courrier.
Etablir et respecter les consignes
L’équipe courrier doit être rigoureuse dans l’application des consignes : certains services demandent que les enveloppes soient ouvertes, d’autres non ou encore que le courrier soit ouvert mais que l’enveloppe y soit agrafée.
Organiser le temps de travail
Dans la plupart des entreprises, le volume de courrier ne nécessite pas d’employer une personne à temps complet.
Il est donc possible de rendre le poste plus polyvalent et donner aux salariés d’autres responsabilités comme l’accueil physique et téléphonique, la gestion des salles de réunion, des machines à café ou de simples réparations.
Dans ce cas, il faut une excellente organisation du temps de travail : être présent à l’arrivée du courrier pour ne pas retarder la distribution et collecter le courrier sortant aux horaires prévus.
S’appuyer sur les nouvelles technologies
La gestion électronique des documents est un autre moyen d’accélérer la distribution et la collecte internes de courrier.
Le courrier entrant est scanné et transmis informatiquement au destinataire. Celui-ci lit le courrier, y répond et l’archive directement depuis son écran, sans jamais manipuler la moindre feuille de papier.
Des consignes précises permettent de savoir si les originaux doivent être conservés ou non, en fonction de leur valeur juridique.
L’expédition est également dématérialisée. La réponse écrite est enregistrée dans le système informatique de l’entreprise et imprimée directement sur l’imprimante du service courrier.
L’affranchissement au départ est également plus rapide et plus fiable si la balance est connectée aux services postaux. Elle calcule les poids et tarifs, imprime les étiquettes et envoie directement le montant dû à l’entreprise chaque mois pour facturation.
Envisager l’externalisation
Dans les entreprises où le courrier revêt une importance particulière (établissements financiers, assurances, administrateurs de biens, etc.), le service courrier est couramment externalisé.
Des prestataires spécialisés apportent leur expertise de la gestion efficace des flux et les dernières technologies disponibles.
Dans tous les cas de figure, l’optimisation du service courrier contribue à la performance globale de l’entreprise.
A LIRE EGALEMENT
