Faire appel à une société spécialisée est un passage obligé dès que vous souhaitez revoir ou renforcer la sûreté et la sécurité de vos établissements. « C’est un choix stratégique, afin de pouvoir vous concentrer sur votre cœur d’activité et déléguer ces missions à des experts », explique Johan Bony, Tender Desk Manager chez Securitas.
Toute évolution ou changement significatif dans votre entreprise entraîne une possible remise en question de vos besoins de sécurité. Prenez le temps nécessaire pour élaborer votre consultation. Anticiper la rédaction de votre appel d’offre vous permettra de réexaminer vos objectifs avec plus de précision.
Analyser vos risques pour dimensionner vos besoins
La rédaction d’un appel d’offres de sécurité-sûreté démarre par l’analyse des risques des sites concernés. « Nous expliquons souvent à nos clients qu’ils ne doivent pas rédiger leur expression de besoins avec une solution préconçue en tête. C’est notre rôle de leur proposer une réponse sur mesure et, si besoin, de challenger leur fonctionnement actuel », rappelle Johan Bony.
Il est important de laisser une porte ouverte aux solutions qui vous seront proposées. Les entreprises qui seront consultées pourront identifier ou réévaluer des points auxquels vous n’aviez pas songé, et seront à même de vous proposer des optimisations sur l’efficacité et sur le budget de votre dispositif de sécurité.
L’importance des visites de site
Les visites de site, étapes primordiales de toute consultation, doivent s’effectuer pour chaque site concerné et se faire, si possible, par prestataire, plutôt que collectivement.
« Elles vont permettre à chacun de poser les questions nécessaires à la formulation d’une réponse la plus complète possible. Pensez également à ne pas sous-estimer le temps que peuvent prendre ces visites, surtout si l’appel d’offres concerne 5, 10 ou davantage de sites », ajoute Johan Bony. Il est essentiel de planifier chaque séquence pour qu’elles se déroulent au mieux.
Délai de réponse et temps d’échanges
Sur cette base, les fournisseurs pourront alors se concentrer sur la rédaction de leur réponse pour laquelle il faudra réserver du temps. C’est pourquoi il est préférable de fixer une échéance raisonnable pour la date de remise des dossiers et éviter de lancer un appel d’offres avant une période de congés ou de jours fériés.
En fonction de vos besoins et de la complexité des enjeux, songez à diviser votre appel d’offres en lots et ainsi minimiser les risques en cas de défaillance éventuelle d’un fournisseur.
« Il est enfin indispensable de prévoir une soutenance orale pour éclaircir quelques points ou expliciter certains détails. Je conseille également à nos clients d’aborder les points juridiques dès le lancement de l’appel d’offres afin d’éviter tout blocage et toute perte de temps inutile en phase finale, qui retarderaient la mise en œuvre du contrat. Cela fait partie intégrante d’une négociation et sera - quoi qu’il arrive - à traiter à un moment ou à un autre. »
Quels prestataires solliciter ?
Une fois votre cahier des charges rédigé, ne négligez pas la qualité des destinataires que vous allez solliciter.
Tout d’abord parce qu’en tant que donneur d’ordre, votre responsabilité pourrait être engagée en cas de poursuite contre un prestataire indélicat (travail illégal, fraude, etc.). Face à un risque pénal et financier élevé, les entreprises ont tout intérêt à exercer leur devoir de vigilance et à travailler avec des partenaires respectant la réglementation.
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Second point important dans la sélection des fournisseurs : portez une attention particulière à la stabilité financière des sociétés répondantes, pour éviter de se retrouver avec un prestataire défaillant. Les entreprises peuvent, en amont de la sélection, faire une demande pour vérifier la solidité financière de ces entreprises ».
Et enfin, misez sur des prestataires disposant d’une large gamme de services (surveillance, technologie, sécurité mobile, formation, télésurveillance, etc.) Ceci simplifiera les échanges et facilitera l’optimisation de votre prestation sans pour autant dissoudre la responsabilité.
L’élément clé d’un appel d’offres réussi est la transparence, des clients comme des fournisseurs.
