La première impression est souvent la bonne. C’est de ce constat avéré que l’on prend la mesure de l’importance de l’accueil physique en entreprise.
Il y a plusieurs paramètres à prendre en compte pour mettre en oeuvre les meilleures pratiques afin d’accueillir ses visiteurs de manière irréprochable.
Un accueil personnalisé
L’accueil physique consiste à orienter et renseigner les visiteurs. Dans les deux à trois secondes suivant son arrivée dans les locaux, le visiteur se fait son opinion sur la manière dont il est reçu. Et celle-ci est déterminante pour l’image que véhicule l’entreprise. Il est donc impératif de soigner l’intonation, le sourire, la prestance et la politesse dès le premier regard et le premier mot prononcé face au visiteur.
L’hôtesse ou l'hôte d’accueil doit être également en mesure de s’adapter à son interlocuteur, qu’il soit :
- Un visiteur en rendez-vous professionnel ponctuel ou récurrent ;
- Un transporteur ou un livreur ;
- Un intervenant extérieur qui se présente fréquemment sur le site.
L'accueil d'entreprise est la porte d'entrée de l'organisation. Il faut être à l'écoute et bienveillant, de manière proactive et empathique et s'adapter à son interlocuteur.
Les trois clés principales d’un accueil physique de qualité
Dans les sièges sociaux, les hôte(sse)s d’accueil reçoivent essentiellement des visiteurs dans le cadre de rendez-vous professionnels avec des salariés de la société. A contrario, les grands groupes industriels reçoivent surtout des transporteurs ou des entreprises extérieures qui viennent travailler sur le site.
Mais quel que soit le type de visiteurs à accueillir, les méthodes de base varient peu et peuvent se résumer en trois concepts :
- excellence,
- professionnalisme,
- esprit de service.
L’idée maîtresse étant de toujours se rappeler que les hôtes et hôtesses d’accueil sont la vitrine de l’entreprise.
